Meetings sind zu recht gefürchtete Zeitvernichter, wenn sie weder ein klares Ziel noch eine sinnvolle Struktur haben. Vereinbaren Sie Spielregeln für Ihre Meetings: Pünktlichkeit, keine untergriffigen oder gehässigen Bemerkungen, andere Teilnehmer ausreden lassen, kein „Missbrauch“ für Tratsch oder Jammerei, Handy bleibt lautlos und wird während des Meetings nicht benutzt, auch nicht, um kurz E-Mails durchzuschauen. Ausnahmen (erwarteter Anruf des Vorstandes etc.) müssen mit den anderen Teilnehmern abgestimmt sein.
... müssen rechtzeitig über das Meeting informiert werden und ihre Vorschläge für Tagesordnungspunkte gesammelt werden, am besten von einem neutralen Protokollführer, der bei allen Meetings mitschreibt. So haben alle Teilnehmer rechtzeitig einen Überblick über die Themen, die sie erwarten, und wissen, worauf sie vorbereitet sein müssen. Eine Erinnerung mit sämtlichen Tagesordnungspunkten sollte ein bis zwei Tage vor dem Meeting an alle Teilnehmer geschickt werden.
... Wenn für bestimmte Personen nur einzelne Tagesordnungspunkte relevant sind, ziehen Sie diese vor. Diese Teilnehmer können danach wieder an ihre Arbeit gehen. Jene, die über diese Themen nicht informiert werden müssen, verschwenden keine Zeit durch ihre unnötige Anwesenheit.
... weil sich Teilnehmer nur noch emotional bekriegen, sollten sofort unterbrochen werden! In einer derart spannungsgeladenen Atmosphäre kann niemand mehr sachlich konstruktiv sein. Schicken Sie die Teilnehmer für zehn Minuten hinaus. Danach haben sich die Gemüter wieder soweit beruhigt, dass das Meeting fortgesetzt werden kann.
... sollten alle Teilnehmer wissen, wer für welche nächsten Schritte zuständig ist, und bis wann über Fortschritte oder Resultate berichtet werden muss. Auch sollte festgelegt werden, wer welche Mitarbeiter bis wann über welche Themen informiert.